文書の作り方、使い方
元気創造ファクトリ会社イノベイションhttp://www.ennovation.co.jp/の山上裕司です。
プロフィールはこちらhttp://www.ennovation.co.jp/modules/tinyd0/index.php?id=1#ryakureki
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おはようございます！今日は、1月24日月曜日です。《VOL.1038》
【ファミリー・ビジネス・朝メル "法則”編】
○ お知り合いの O さんから伺ったことが、今日のネタです。
O さんが以前にお勤めの会社では、ある法則があった
とのこと。
その法則とは何かというと
”口頭での連絡がうまくいかないと、書面が作られる”
とのこと。
すなわち、
ある部門から、次の部門へ、連絡事項、伝達事項などが
ある場合
そして、それが、従来は口頭で伝達していたが、ある日、
その伝達がうまくいかず
意思の疎通がうまくいかなかった
という時には、
”口頭でうまく伝達ができなかった原因は何か”
を深く考える前に
”じゃ、今度からは書面で残そう”
という動きが、反射的に、法則のように動いていた、とのこと。
そして、なぜ、”書面で残そう”、となるのかといと
それは、確実に伝えたい、ということよりは
伝達する側が書面にすることにより
”僕は、伝えたからね”
というアリバイをつくることが主な目的 (^_^;)
とのこと。
結果、職場は、書類でいつもワンサカ状態
…
なんとなくわかる気がしますね。
本来であれば、例えば
”伝達されている側”が、しっかりとメモをとりながら
聞いていれば、
口頭伝達でも十分な場面は、たくさんあるはずですが、
Oさんの職場では、
”伝達がうまくいくこと”
よりは
”自分は伝達したぞ”
という責任遂行の証明の方に
重きがいってしまったようです。
すると、伝達とは、双方向なので、
お互いが、それぞれの立場で、
”私はあなたに伝えたからな、あとは知らんが…”
を主張するための書類が、ワンサカ飛び交う結果に
成っていた、とのこと。
最近では、電子メールでも、そういう使い方がされている
こともあるかもしれませんね。
ということで、月曜日の朝一番は、
わが職場で行き交っている様々な書類、記録、様式、書面
これらが、いったい、どういう目的で作成され、利用されようと
しているのか
そんなことも何気に振り返ることも、良いことかもしれませんね。
【今日の目標】
○ 似たような現象が、記録様式に現れることも
あるようです。
例えば、部門を通化するたびに、追加記入
あるいは、ハンコが追加押印されるような様式です。
例えば、ある課題や、問題について、各部門が
コメントしたり、対策案を記入したり、あるいはその
対策案レビューしたり、承認したり、というような場面
使う様式です。
稟議書
なんかでも、はんこを、追加しながらおしていくスタイルも
あるかもしれません。
で、問題は何かというと
その様式には、記入欄があるのですが、いったい何を記入
すればよいか、よくわからない空欄がある
という場合です。
とにかく、部門として何か記入して、ハンコを押せ
そして、次にまわせ
ということを、無言の圧力として主張する様式がをたまに
みかけないこともない…
本来であれば、様式ですから、どの欄に何を記入するのかは、
様式作成時に概ね想定され、記入する側もわかっているはず
ですが、
そうではなく
いきなり
”照査” とかいう欄があり、でっかい空欄の記入欄があり、
ハンコをおす場所がある
そんな様式がいざ、自分の処にまわってくると、
それに何か書いたら書いたで、あとでどうなるか、
結構、ドキドキするかもしれませんね。
本来、文書、記録、様式、書面は、人の思考の痕跡を残す
ものかもしれません
ー 何をどのように考えたのか
ー 何をどうしたいのか、したのか、するのか
そして、その痕跡を文字として残すことを通じて
ー 知識、知恵を共有化する
ー 考えや行動を定めていく
といったことにより、組織としての動きを整える効果が
あるずです。
しかし、そんな文書、記録、様式、書面も、
”責任のありか”
を求めたりするための道具になりかねない
しかし、それでは、組織としての動きが整うことは
なく、ただ、文書、記録、様式、書面が増殖し、職場が
煩雑になるだけなのかもしれませんね。
今日も一日、わが職場、わが社において作成される様々な
文書、記録、様式、書面、それぞれの作成される意図、
目的をお互いにさらっと振り返り、そこに、”責任のありか”
という言葉がちらついていないかをお互いに確認しつつ
文書の本来の目的である、”知恵、知識の共有化”を通じた
組織としての動きを整えるための文書の作り方、使い方を
何気に話し合う一日としましょう。
今日は月曜日、素晴らしい一週間のはじまりです。
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<<考えかた一つで、一日の気分が変わることもあります。>>
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という動きが、反射的に、法則のように動いていた、とのこと。
そして、なぜ、”書面で残そう”、となるのかといと
それは、確実に伝えたい、ということよりは
伝達する側が書面にすることにより
”僕は、伝えたからね”
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とのこと。
結果、職場は、書類でいつもワンサカ状態
…
なんとなくわかる気がしますね。
本来であれば、例えば
”伝達されている側”が、しっかりとメモをとりながら
聞いていれば、
口頭伝達でも十分な場面は、たくさんあるはずですが、
Oさんの職場では、
”伝達がうまくいくこと”
よりは
”自分は伝達したぞ”
という責任遂行の証明の方に
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すると、伝達とは、双方向なので、
お互いが、それぞれの立場で、
”私はあなたに伝えたからな、あとは知らんが…”
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こともあるかもしれませんね。
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これらが、いったい、どういう目的で作成され、利用されようと
しているのか
そんなことも何気に振り返ることも、良いことかもしれませんね。
【今日の目標】
○ 似たような現象が、記録様式に現れることも
あるようです。
例えば、部門を通化するたびに、追加記入
あるいは、ハンコが追加押印されるような様式です。
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コメントしたり、対策案を記入したり、あるいはその
対策案レビューしたり、承認したり、というような場面
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稟議書
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で、問題は何かというと
その様式には、記入欄があるのですが、いったい何を記入
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ー 何をどうしたいのか、したのか、するのか
そして、その痕跡を文字として残すことを通じて
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